整理文件与资料

在会议开始之前，秘书通常会提前准备好所有的相关文件和资料。这些文件可能包括会议议程、与会人员名单、以及需要讨论的报告等。当会议进行时，秘书会在桌子底下整理这些材料，以便迅速找到所需的信息，确保会议能够高效进行。

处理技术设备

现代会议往往需要使用各种技术设备，比如投影仪、电脑等。秘书在桌底下可能还负责调试这些设备，以确保一切正常运作。在需要展示报告或数据时，秘书可以迅速解决技术问题，避免影响会议进度。

记录会议纪要

虽然会议纪要通常是桌面上的工作，但在实际操作中，秘书可能会在桌底下快速记下要点和重要信息。这样，她能在会议结束后及时整理出完整的会议纪要，供与会人员参考。

应对突发状况

会议期间总会出现一些意外情况，比如某位与会者突然缺席或需要额外的资料。秘书在桌底下随时待命，能够灵活应对这些突发状况。她们需要迅速做出反应，满足与会者的需求，确保会议不受干扰。

提供后勤支持

会议中，秘书还可能需要为与会人员提供后勤支持，例如提供水、茶等饮料，或是准备会议期间的小食。这些细节虽然看似不起眼，却能显著提升与会者的舒适度，让会议更加顺利。

与会人员沟通

在会议进行时，秘书也可能会与与会人员进行简短的沟通。这种沟通可以是确认某个问题，或者是协调其他事项。她们的存在让与会者能够更专注于讨论，而不必担心其他事务。